LähiTapiolan Lupausten Gaala

Ilon kyyneleitä ja huippuartisteja Nokia Arenalla – LähiTapiolan historiallinen Lupausten Gaala rakentaa yhteishenkeä ja työnantajamielikuvaa pitkälle tulevaisuuteen

Visuaalista ilotulitusta, eturivin artisteja ja riemukasta yhdessäoloa. Tätä kaikkea, ja enemmänkin, tarjoili Nokia Arenalla LähiTapiolan Lupausten Gaala lähes 3000 tuhannelle LähiTapiolan työntekijälle ja vakuutusedustajalle eli ”elämänturvaajille”. Tapahtuma on saanut osallistujilta pelkkää kiitosta, mutta miksi se oli yhtiölle niin merkittävä ja millaiset askeleet johtivat tuohon maagiseen iltaan?

”Halusimme Suomen upeimman tapahtumapaikan”

Tapahtumapäivänä areenan tunnelma ja ilme löi ovista sisään astuneet järjestäjät ällikällä. ”Liikutuimme ilon kyyneliin, kun näimme gaalailmeeseen puetun Nokia Arenan maljan ja upeat grafiikat screeneillä”, muistelee LähiTapiolan HR-viestintäpäällikkö Fanni Helin. Upean visuaalisuuden lisäksi ilotulitusta iltaan tarjoili tyylikäs palkintogaala, herkullinen ruoka, artistit ja teeman mukaiset ohjelmapisteet.

Nokia Arena valikoitui tapahtumapaikaksi Helinin mukaan useammastakin syystä. Eikä vaakakuopissa painanut pelkästään se, että LähiTapiola on yksi areenan omistajista.

”Halusimme Suomen upeimman tapahtumapaikan, ja tiesimme, että täällä on järjestetty onnistuneita tilaisuuksia. Tärkeää oli myös se, että paikalle pääsee ympäri maan vastuullisesti julkisilla ja kimppakyydeillä. Ja hienoa on sekin, että majoituspaikat löytyivät kaikille areenan lähettyviltä.”

”Tärkeää oli myös se, että paikalle pääsee ympäri maan vastuullisesti julkisilla ja kimppakyydeillä. Ja hienoa on sekin, että majoituspaikat löytyivät kaikille areenan lähettyviltä.”

Tapahtuman taustalla tavoite työntekijäkokemuksen nostamisesta uudelle tasolle

LähiTapiola on lähtenyt kehittämään systemaattisesti sekä johtamistaan että työntekijäkokemustaan, mihin liittyvät oleellisena osana yhdessä johdon ja työntekijöiden kanssa työstetyt johtamis- ja työntekijälupaukset. ”Työntekijälupausten ympärille haluttiin luoda tapahtuma, jossa juhlitaan yhdessä lupausteeman ympärillä ja varmistetaan, että lupaukset ovat saavuttaneet jokaisen henkilöstöön kuuluvan. Lisäksi tahtotilana oli järjestää historian ensimmäinen tapahtuma, johon osallistuvat kaikki työntekijämme ja edustajamme LähiTapiola-ryhmän 27 yhtiöstä ympäri Suomen ”, taustoittaa LähiTapiolan henkilöstöjohtaja Susa Nikula.

Odotuksia kasvatettiin useampi kuukausi

Ennalta reippaasti hehkutetut asiat luovat suuria odotuksia, mutta LähiTapiolassa oltiin rohkeita ja luotettiin onnistumiseen: viestintä aiheen ympärillä alkoi yli puoli vuotta ennen päätapahtumaa. Näin tapahtuma valjastettiin myös jo hyvissä ajoin yhteishengen luomiseen.

”Esiintyjämme, kuten Pete Parkkonen, Vesala, Osmo Ikonen ja Haloo Helsinki lähettivät videotervehdyksiä henkilöstöllemme pitkin vuotta. Samaan aikaan viestimme ja veimme arkeen yhteisiä työntekijälupauksiamme”, kertoo Helin.

”Esiintyjät lähettivät videotervehdyksiä henkilöstöllemme pitkin vuotta.”

Herkullista ruokaa ja Ernest Lawsonin isännöimä show

”Tapahtuman aluksi nautittiin maljat ja ruokailtiin kaikessa rauhassa herkullisesta buffet-pöydästä. Illan isäntä Ernest Lawson veti tutustumispelejä, joissa eri yksiköidemme ihmiset pääsivät matalalla kynnyksellä tapaamaan toisiaan”, Helin kertoo

Toisen kerran ihastuksen kyyneleitä pyyhittiin, kun käyntiin pyörähti Takomon ja Uniflown Specdrum-show, joka huipentui valoista muodostettuun LähiTapiolan logoon.

Cateringista vastasi Noho Partners. Suurta osallistujajoukkoa palveli 24 buffet-lähtöä ja iltapalana tarjoiltiin 4000 hot dogia. Jatkoja vietettiin DJ-vetoisesti Eventum-juhlatilassa.

Täydellisesti toimiva kokonaisuus

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Niin myös tässä tapauksessa. Idea gaalasta esiteltiin johdolle kahdeksan kuukautta ennen tapahtumaa. Vihreän valon jälkeen alkoi tapahtua saman tien. Avuksi otettiin tapahtumatoimisto Tapaus.

”Näin isossa tapahtumassa apuna kannattaa käyttää tapahtumasuunnittelun ammattilaisia. Itselle jää senkin jälkeen vielä ihan riittävästi tehtävää”, vinkkaa Helin.

HR:n lisäksi tapahtuman järjestämisessä oli mukana työntekijöistä ja eri toiminnoista kuten viestinnästä koostunut toimikunta, jolloin yhdessä tekeminen sitoutti ihmisiä tavoitteeseen ja vastasi parhaalla tavalla tavoitteisiin ja toiveisiin. Myös hyvä ennakkoviestintä on Helinin mukaan kaiken a ja o.

”Nokia Arena toimi tapahtumapaikkana täydellisesti sekä juhlatilojen, tilavien takahuoneiden että kaikkien käytännön järjestelyiden puolesta.”

Tavoitteet saavutettiin, ja ylitettiinkin.
”Kokonaisuus toimi täydellisesti. Ihmiset olivat koko illan todella hyväntuulisia, ja palaute on ollut upeaa, jopa yli odotusten. Uskon, että moni sai uusia tuttuja, ja kollegoja on jatkossa helpompi kontaktoida, kun on nähty kasvokkain. Tapahtuma vahvisti työnantajamielikuvaamme ja kasvatti yhteenkuuluvuuden tunnetta. Erityisen ihastuksissaan olivat vasta aloittaneet kesätyöntekijämme siitä, millaiseen porukkaan ovat päässeet mukaan”, Nikula iloitsee.

”Nokia Arena toimi tapahtumapaikkana täydellisesti sekä juhlatilojen, tilavien takahuoneiden että kaikkien käytännön järjestelyiden puolesta.”